GwG-Dossier führen: Inhalte, Prüfungen und laufende Aktualisierung

Das Wichtigste in Kürze

• Das Dossier verbindet Stammdaten, Nachweise, Beurteilungen, Entscheide und Fristen.
• Pflichtfelder allein genügen nicht; auch Plausibilisierung und Entscheidungsgründe müssen erkennbar sein.
• Änderungen bei Eigentum, Organen, Tätigkeit oder Risiko lösen Aktualisierungen aus.

Welche Unterlagen und Informationen gehören hinein?

Typisch sind Identifikationsunterlagen der Vertragspartei, Vertretungs- und Zeichnungsberechtigungen, Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten und Kontrollinhabern, Zweck und Hintergrund der Geschäftsbeziehung sowie die erwarteten Aktivitäten und Zahlungswege.

Hinzu kommen Risikoeinstufung, Sanktions- und gegebenenfalls PEP-Screenings, zusätzliche Abklärungen, Freigaben, Abweichungen, Korrespondenz und Nachweise über spätere Aktualisierungen. Das Dossier muss eine unabhängige Nachprüfung ermöglichen.

Vom Dokumentenordner zum kontrollierten Prozess

Ein digitaler Ordner wird erst durch klare Zuständigkeiten, Status, Pflichtfelder und Fristen zu einem steuerbaren GwG-Dossier. Offene Punkte müssen sichtbar bleiben; Dienstleistungen dürfen nicht versehentlich vor Abschluss notwendiger Prüfungen freigegeben werden.

Periodische Aufgaben wie Kundenaktualisierung, erneute Risikobeurteilung, Listenprüfung, Selbstdeklaration und Revision sollten mit dem jeweiligen Dossier verbunden sein. Dadurch bleiben Entscheide auch bei Stellvertretung und Personalwechsel nachvollziehbar.

Was eine Unterstellung praktisch bedeutet

Besteht eine GwG-Unterstellung, reicht eine einmalige Prüfung nicht. Erforderlich sind je nach Tätigkeit insbesondere die Identifikation der Vertragspartei, die Feststellung der wirtschaftlich berechtigten Personen, eine dokumentierte Risikobeurteilung, zusätzliche Abklärungen bei erhöhten Risiken sowie ein vollständiges und laufend aktualisiertes GwG-Dossier. Auch Zuständigkeiten, Freigaben, Schulung und periodische Kontrollen müssen nachvollziehbar organisiert werden.

Praxis-Checkliste

• Vertragspartei, Vertreter und wirtschaftlich Berechtigte vollständig erfassen.
• Risiko, Listenprüfungen und Zusatzabklärungen mit Datum dokumentieren.
• Entscheide, Freigaben und offene Punkte einer verantwortlichen Person zuweisen.
• Ablaufdaten und periodische Kontrollen als zentrale Fristen führen.

Häufige Fragen

Reicht eine Sammlung von PDF-Dokumenten als GwG-Dossier?

Nicht zwingend. Zusätzlich müssen Beurteilungen, Entscheidungsgründe, Status und zeitliche Abfolge nachvollziehbar sein.

Wann muss ein Dossier aktualisiert werden?

Bei relevanten Änderungen sofort und zusätzlich in den vorgesehenen periodischen Zyklen gemäss Gesetz, SRO-Reglement und Risikoeinstufung.

Offizielle Quellen

• Geldwäschereigesetz auf Fedlex
• FINMA: Selbstregulierungsorganisationen

Weiterführende Artikel

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• SRO-Anschluss und GwG-Fristen 2026: Was Unternehmen vorbereiten müssen

Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Orientierung zum Rechtsstand vom 26. August 2026. Er ersetzt keine rechtliche oder fachliche Beurteilung des Einzelfalls.