Tenir un dossier LBA: documents, contrôles et actualisation

L’essentiel en bref

• Le dossier relie données de base, justificatifs, évaluations, décisions et échéances.
• Des champs obligatoires ne suffisent pas; les contrôles de plausibilité et les motifs doivent rester visibles.
• Les changements de propriété, d’organes, d’activité ou de risque déclenchent une actualisation.

Informations et justificatifs à intégrer

Le dossier contient typiquement l’identification de la partie contractante, les pouvoirs de représentation et de signature, les ayants droit économiques et contrôlants, le but et l’arrière-plan de la relation ainsi que les activités et circuits de paiement attendus.

S’y ajoutent la classification du risque, les contrôles de sanctions et, si nécessaire, des PEP, les clarifications renforcées, approbations, écarts, correspondances et preuves des mises à jour ultérieures. Le dossier doit permettre un contrôle indépendant.

Du répertoire de documents au processus contrôlé

Un dossier numérique ne devient pilotable qu’avec des responsabilités, statuts, champs obligatoires et échéances clairs. Les points ouverts doivent rester visibles et les prestations ne doivent pas être libérées avant la fin des vérifications nécessaires.

Les actualisations périodiques, réévaluations du risque, contrôles de listes, déclarations et révisions devraient être reliés au dossier concerné. Les décisions restent ainsi traçables malgré les absences ou changements de personnel.

Conséquences pratiques d’un assujettissement

Si la LBA s’applique, un contrôle unique ne suffit pas. Selon l’activité, l’entreprise doit identifier la partie contractante et les ayants droit économiques, documenter l’évaluation des risques, effectuer des clarifications approfondies dans les cas à risque accru et tenir un dossier LBA complet et à jour. Les responsabilités, validations, formations et contrôles périodiques doivent également être organisés de manière traçable.

Liste de contrôle pratique

• Saisir entièrement partie contractante, représentants et ayants droit économiques.
• Documenter avec date le risque, les contrôles de listes et clarifications.
• Attribuer décisions, approbations et points ouverts à une personne responsable.
• Gérer de manière centralisée les dates d’expiration et contrôles périodiques.

Questions fréquentes

Une collection de PDF constitue-t-elle un dossier suffisant?

Pas nécessairement. Les évaluations, motifs, statuts et la chronologie doivent aussi être traçables.

Quand faut-il actualiser le dossier?

Immédiatement lors d’un changement pertinent et selon les cycles prévus par la loi, le règlement OAR et le niveau de risque.

Sources officielles

• Loi sur le blanchiment d’argent sur Fedlex
• FINMA: organismes d’autorégulation

Articles complémentaires

• Registre de transparence ou LBA? Comprendre les ayants droit économiques
• Affiliation à un OAR et délais LBA 2026

Cet article fournit une orientation générale selon l’état du droit au 26 août 2026. Il ne remplace pas une appréciation juridique ou spécialisée du cas particulier.